Plan kont Bookkeepio – nowoczesne podejście do pełnej księgowości

Plan kont Bookkeepio łączy tradycyjne zasady pełnej księgowości z przejrzystą, hierarchiczną strukturą kont. Zamiast opierać sprawozdawczość wyłącznie na numerach kont i skomplikowanych mechanizmach przypisywania sald do pozycji sprawozdań, wykorzystujemy nazwy kont, które wskazują ich charakter i miejsce w raportach finansowych.

Dzięki temu plan kont jest czytelny, logiczny i łatwy do rozbudowy, a sporządzanie bilansu oraz rachunku zysków i strat może być w dużej mierze zautomatyzowane.

Pięć podstawowych typów kont

Plan kont Bookkeepio opiera się na pięciu głównych typach kont (klasach). Każde konto musi rozpoczynać się od jednego z pięciu określonych angielskich słów:

• Assets – aktywa (Bilans)
• Liabilities – zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (Bilans)
• Income – przychody (RZiS)
• Expenses – koszty (RZiS)
• Equity – kapitał własny (Bilans)

Pierwszy człon nazwy jednoznacznie określa charakter konta. Kolejne człony, oddzielone dwukropkami, tworzą wielopoziomową strukturę analityczną.

Przykładowo:

Assets:Obr:InwKr:Fin:Pien:KB:Kasa

Każdy kolejny element uszczegóławia poprzedni, tworząc logiczną hierarchię – od ogólnej kategorii aktywów aż do konkretnego konta kasy.

Tradycyjne numery kont nadal są dostępne

Aby ułatwić pracę księgowym przyzwyczajonym do polskiej systematyki kont, w Bookkeepio stosujemy również etykiety odpowiadające tradycyjnym numerom kont.

Przykład:

100-01 – Assets:Obr:InwKr:Fin:Pien:KB:Kasa – Kasa gotówkowa

W tym przypadku:

• 100-01 – etykieta konta, odpowiadająca tradycyjnej numeracji.
• Assets:Obr:InwKr:Fin:Pien:KB – właściwa nazwa konta wykorzystywana przez mechanizmy raportowania.
• Kasa gotówkowa – opis ułatwiający identyfikację konta.

Etykiety można dostosować do własnych przyzwyczajeń i potrzeb. Nie decydują one o miejscu konta w sprawozdaniu finansowym.

Każdy użytkownik może stworzyć własny plan kont. Zalecamy jednak rozpoczęcie pracy od wzorcowego planu kont Bookkeepio, który można wybrać podczas zakładania firmy lub zaimportować w późniejszym czasie.

Proste i logiczne konta księgowe

Najważniejszą cechą wzorcowego planu kont Bookkeepio jest powiązanie struktury nazw kont z pozycjami polskiego bilansu i rachunku zysków i strat.

W tradycyjnych programach księgowych konto o numerze 100-01 samo w sobie nie informuje systemu, w której pozycji bilansu należy wykazać jego saldo. Wymaga to dodatkowego przypisania konta do odpowiedniej pozycji sprawozdania.

W Bookkeepio odpowiednia informacja może wynikać bezpośrednio z hierarchii nazwy konta.

Przyjrzyjmy się przykładowemu kontu:

Assets:Obr:InwKr:Fin:Pien:KB:Kasa

Poszczególne człony nazwy odzwierciedlają kolejne poziomy bilansu według pełnego układu określonego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Oznacza to, że aplikacja może rozpoznać, do której grupy bilansowej należy konto, bez konieczności odrębnego definiowania powiązania dla każdej pozycji analitycznej.

Ważne: powyższy przykład dotyczy pełnego układu bilansu. Jednostki sporządzające sprawozdania w formie uproszczonej mogą korzystać z odpowiednio zagregowanych pozycji.

Zgodność z polskim bilansem

Bilans przedstawia aktywa oraz źródła ich finansowania, czyli pasywa.

W Bookkeepio odpowiadają im następujące typy kont:

• Assets – aktywa trwałe i obrotowe.
• Equity – kapitał (fundusz) własny.
• Liabilities – zobowiązania, rezerwy i pozostałe odpowiednie pozycje pasywów.

Przykładowe konta:

Assets:Trw:Rzecz:ST – Środki trwałe

Assets:Obr:Zapasy:Towary – Towary

Liabilities:KrZob:Dostawy – Zobowiązania wobec dostawców

Equity:Kapital:Podstawowy – Kapitał podstawowy

Struktura ta ułatwia automatyczne grupowanie sald i prezentowanie ich we właściwych częściach bilansu.

Zgodność z polskim rachunkiem zysków i strat

Analogiczna zasada obowiązuje w rachunku zysków i strat (RZiS).

• Income – konta przychodów.
• Expenses – konta kosztów.

Przykładowe konta:

Income:A:SprzedazTowarow – Przychody ze sprzedaży towarów

Expenses:B:Zuzycie:Energia:Elektryczna – Koszty energii elektrycznej

Expenses:E:InneOperacyjne:KaryGrzywnyMandaty – Pozostałe koszty operacyjne – kary, grzywny i mandaty

Odpowiednio skonstruowane nazwy umożliwiają przyporządkowanie kont do właściwych kategorii rachunku zysków i strat.

Nie trzeba dla każdego nowego konta analitycznego osobno definiować jego miejsca w raporcie, o ile konto zostało utworzone w ramach obsługiwanej struktury.

Jak działa plan kont w praktyce?

Logika Bookkeepio pozwala wykorzystać strukturę kont zarówno w codziennym księgowaniu, jak i podczas sporządzania zestawienia obrotów i sald (ZOiS), bilansu oraz rachunku zysków i strat.

Przykładowe konta wzorcowego planu kont:

Nazwa konta a jego etykieta

W Bookkeepio należy rozróżnić dwa elementy:

Nazwa konta – np. Income:A:SprzedazTowarow

To ona określa miejsce konta w hierarchii i jest wykorzystywana przez mechanizmy raportowania.

Etykieta konta – np. 730-01

Jest dodatkowym oznaczeniem przeznaczonym dla użytkownika. Można ją zmienić bez zmiany klasyfikacji konta w raportach.

Dzięki temu księgowy może nadal posługiwać się znajomą numeracją, a aplikacja korzysta z bardziej uporządkowanej struktury danych.

Najważniejsze różnice między Bookkeepio a tradycyjnymi programami księgowymi

1. Mniej ręcznego przypisywania kont do sprawozdań

W wielu tradycyjnych programach konieczne jest tworzenie definicji bilansu i rachunku zysków i strat, wskazywanie numerów kont, zakresów kont, stron sald oraz sposobów ich sumowania.

Bookkeepio ogranicza potrzebę takich operacji, wykorzystując strukturę nazw kont do automatycznego grupowania danych.

Właściwie zbudowany plan kont pozwala zatem uniknąć znacznej części ręcznej konfiguracji sprawozdań.

Nie oznacza to jednak całkowitego wyeliminowania reguł księgowych. Prawidłowa prezentacja niektórych pozycji nadal wymaga uwzględnienia charakteru sald, rozrachunków, korekt i zasad rachunkowości.

2. Typ konta jest określony bezpośrednio w jego nazwie

Nie trzeba odszukiwać w ustawieniach informacji, czy dane konto należy do aktywów, zobowiązań, kapitału, przychodów czy kosztów.

Wystarczy spojrzeć na pierwszy człon nazwy:

• Assets: – aktywa
• Liabilities: – zobowiązania
• Equity: – kapitał
• Income: – przychody
• Expenses: – koszty

Takie rozwiązanie zwiększa przejrzystość planu kont i ułatwia kontrolowanie jego struktury.

3. Nieograniczona rozbudowa analityki

W tradycyjnym planie kont analityka jest zwykle tworzona przez rozbudowę numeracji, np.:

401-02-01-03

W Bookkeepio można zastosować strukturę opisową:

Expenses:B:Zuzycie:Energia:Elektryczna:Biuro

lub:

Expenses:B:Zuzycie:Energia:Elektryczna:Magazyn

Oba konta pozostają częścią tej samej kategorii kosztów energii elektrycznej, ale pozwalają na ich szczegółową analizę według miejsca powstawania kosztów.

Dodanie kolejnego poziomu analityki nie wymaga zmiany numeracji pozostałych kont.

4. Łatwiejsze grupowanie i sumowanie kont

Hierarchiczna struktura pozwala analizować dane na różnych poziomach szczegółowości.

Przykładowo, konta:

Expenses:B:Zuzycie:Energia:Elektryczna

Expenses:B:Zuzycie:Energia:Gaz

Expenses:B:Zuzycie:Energia:Cieplo

mogą być prezentowane oddzielnie albo łącznie w grupie:

Expenses:B:Zuzycie:Energia

Umożliwia to tworzenie raportów syntetycznych i analitycznych bez konieczności ręcznego wymieniania wszystkich kont należących do danej grupy.

5. Numer konta nie determinuje jego przeznaczenia

W tradycyjnych planach kont określone zespoły numerów są zwyczajowo przypisane do konkretnych kategorii księgowych.

W Bookkeepio o klasyfikacji konta decyduje przede wszystkim jego nazwa i położenie w hierarchii.

Etykieta może nadal odpowiadać klasycznej numeracji, ale nie jest podstawą automatycznego przypisywania konta do pozycji sprawozdania.

Daje to większą elastyczność w organizowaniu własnego planu kont.

6. Przejrzysta struktura dla automatyzacji

Jednolity sposób nazywania kont ułatwia również rozwijanie mechanizmów automatyzacji księgowości.

Aplikacja może wykorzystywać hierarchię kont do:

• klasyfikowania operacji księgowych,
• grupowania przychodów i kosztów,
• generowania zestawień i raportów,
• analizowania sald na różnych poziomach szczegółowości,
• rozwijania reguł automatycznego księgowania.

Uporządkowana struktura jest szczególnie przydatna w systemach przetwarzających dużą liczbę dokumentów i zapisów księgowych.

Czy można korzystać z własnego planu kont?

Tak. Bookkeepio pozwala tworzyć własne konta i rozbudowywać ich analitykę zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa.

Należy jednak przestrzegać podstawowej zasady: każde konto musi należeć do jednej z pięciu głównych klas, a automatyczne raportowanie wymaga zachowania odpowiedniej struktury nazw.

Można zatem dostosować plan kont do specyfiki działalności, np. handlowej, usługowej, produkcyjnej lub transportowej.

W przypadku tworzenia własnych kategorii należy również zadbać o ich prawidłowe odwzorowanie w raportach finansowych.

Z tego powodu rekomendujemy wykorzystanie wzorcowego planu kont Bookkeepio jako punktu wyjścia i stopniowe rozbudowywanie go o potrzebne konta analityczne.

Czy Bookkeepio zastępuje tradycyjne zasady księgowości?

Nie. Bookkeepio zmienia sposób organizacji i prezentowania kont księgowych, ale nie zmienia podstawowych zasad rachunkowości.

Nadal obowiązują między innymi:

• zasada podwójnego zapisu,
• zasada memoriału i współmierności przychodów oraz kosztów,
• prawidłowa wycena aktywów i pasywów,
• odpowiednie ujmowanie rozrachunków i rozliczeń międzyokresowych,
• zasady sporządzania sprawozdań finansowych wynikające z ustawy o rachunkowości.

Hierarchiczna struktura kont upraszcza techniczną stronę księgowości, nie zastępując merytorycznej oceny operacji gospodarczych.

Podsumowanie

Plan kont Bookkeepio to połączenie tradycyjnej pełnej księgowości z nowoczesną organizacją danych finansowych.

Pięć podstawowych typów kont, wielopoziomowa analityka i nazwy odzwierciedlające strukturę sprawozdań finansowych pozwalają ograniczyć ręczną konfigurację raportów i ułatwiają codzienną pracę księgowego.

Jednocześnie tradycyjne etykiety numeryczne pozwalają zachować znajomy sposób identyfikowania kont.

Dzięki temu Bookkeepio oferuje elastyczny plan kont, który można rozwijać wraz z potrzebami przedsiębiorstwa, bez rezygnowania z czytelności i uporządkowanej struktury księgowej.

Rozpocznij pracę z wzorcowym planem kont Bookkeepio lub utwórz własny, dostosowany do specyfiki swojej firmy.