Jak zarejestrować fakturę opłacona przez prezesa?
- Upewnij się, że faktura nie znajduje się w raporcie kasowym, mógł automatycznie powstać dowód KW, jeśli tak się stało, usuń z raportu kasowego KW za faktury, które prezes zapłacił prywatnie.
- Otwórz zaksięgowaną fakturę. W nagłówku jest przycisk 👤 Zapłacone przez wspólnika. Podaj, kto zapłacił (np. Jan Nowak), datę zapłaty i kwotę (puste = całość). Do PK dołącz potwierdzenie przelewu lub paragon i oświadczenie prezesa jako dowód.
- Aplikacja tworzy i księguje PK z dwiema pozycjami:
- Pierwsza: Wn konto zobowiązań faktury (Dostawca), Ma konto prezesa. Ta pozycja od razu rozlicza fakturę.
- Druga: zobowiązanie spółki wobec prezesa jako pozycja do rozliczenia na koncie z jego rodzaju kontrahenta.
- Zwrot prezesowi rejestrujesz zwykłą operacją bank/kasa z decyzją „Rozrachunek z kontrahentem”. Rozlicza się ze zobowiązaniem standardowym silnikiem, więc osobny tryb nie jest potrzebny.
- Zamiana na pożyczkę: Finansowanie → Zamiana zobowiązań. Całość albo część zobowiązania zamienia się na pożyczkę otrzymaną: PK (Wn konto prezesa, Ma konto pożyczek otrzymanych) plus nowa pożyczka w Finansowaniu albo dopisanie do istniejącej.
- Saldo prezesa widać w Rozliczeniach (strona kontrahenta) i na ekranie zamiany.
Konta rozrachunkowe
Zobowiązanie wobec płacącego idzie na konto zobowiązań z jego rodzaju kontrahenta (Ustawienia → Rodzaje kontrahentów). Jeśli rodzaj nie ma konta, użyte zostanie konto oznaczone payables_trade. W takim wypadku zobowiązanie wobec prezesa trafi na to samo konto co dostawcy.
Blokada zmian w trakcie roku
- Konta rodzaju: nie da się zmienić kont należności ani zobowiązań rodzaju, gdy kontrahenci tego rodzaju mają już zapisy rozrachunkowe. Komunikat każe przeksięgować salda i zmienić konta na nowy rok. Zmiana nazwy lub kolejności rodzaju bez zmiany kont dalej działa.
- Rodzaj kontrahenta: nie da się zmienić rodzaju kontrahenta z zapisami rozrachunkowymi, jeśli konta nowego rodzaju się różnią.
Blokada nie obejmuje szablonów ustawień, które zapisują rodzaje bezpośrednio (używane przy zakładaniu firmy).
Ograniczenia
- Działa tylko dla faktur w PLN, bo PK nie obsługuje walut. Przy fakturze walutowej dostaniesz komunikat.
- Pierwsza pozycja PK ma drugą, techniczną (Wn i Ma na tym samym koncie płacącego), bo jedna pozycja może mieć tylko jedną pozycję do rozliczenia, a każda strona musi mieć kontrahenta.