Regulamin świadczenia usług – Bookkeepio

§ 1. DEFINICJE

Poszczególne sformułowania zawarte w niniejszym regulaminie pisane z dużej litery oznaczają:

  1. Regulamin (lub Regulamin główny) – niniejszy regulamin.
  2. Usługobiorca – klient korzystający z Usług na zasadach określonych w Regulaminie. Usługobiorca jest przedsiębiorcą wykonującym we własnym imieniu działalność gospodarczą; może być osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną. Usługobiorca jest właścicielem Firmy (tenantem), czyli podmiotem, którego ewidencję prowadzi się w Firmie, i jedyną stroną Umowy w odniesieniu do tej Firmy.
  3. Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca konto w Serwisie, upoważniona do korzystania z Serwisu w imieniu i na rzecz Usługobiorcy (w tym pracownik Usługobiorcy lub biura rachunkowego obsługującego Usługobiorcę). Użytkownik nie jest stroną Umowy i nie ponosi z niej zobowiązań, w tym opłat, chyba że jest jednocześnie Usługobiorcą.
  4. Serwis (lub System, Bookkeepio) – system informatyczny dostępny pod adresem https://app.bookkeepio.pl (aplikacja) wraz ze stroną produktową https://www.bookkeepio.pl; narzędzie o charakterze zawodowym wspierające prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych i dokumentacji działalności gospodarczej.
  5. Firma – wyodrębniona w Serwisie przestrzeń danych (ewidencja) jednego podmiotu gospodarczego, z własnymi ustawieniami, użytkownikami i uprawnieniami. Każda Firma ma jednego Usługobiorcę. Opłaty i limity określa się per Firma, a zobowiązanym do ich zapłaty jest Usługobiorca.
  6. Usługi – usługi świadczone przez Usługodawcę drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu, w tym Usługi AI.
  7. Plan – wariant Usług o określonych limitach, oferowany w Cenniku (Plankton, Płotka, Leszcz, Rekin).
  8. Plan bezpłatny – Plan Plankton, udostępniany bez Opłaty abonamentowej.
  9. Umowa – stosunek prawny łączący Usługodawcę z Usługobiorcą, na podstawie którego Usługodawca świadczy Usługi.
  10. Okres abonamentowy – okres, na który Usługi w danym Planie są udostępniane Usługobiorcy: 1 miesiąc albo 12 miesięcy, zgodnie z zamówieniem.
  11. Opłata abonamentowa – opłata za Okres abonamentowy, ustalana zgodnie z Cennikiem obowiązującym w chwili złożenia zamówienia; płatna z góry.
  12. Cennik – zestawienie Planów, limitów i opłat dostępne na stronie https://www.bookkeepio.pl oraz w Serwisie (Ustawienia → Firma → Płatności).
  13. Limity – maksymalna liczba rekordów danych Firmy oraz maksymalna pojemność przechowywanych plików, właściwe dla danego Planu (zob. § 7).
  14. Usługi AI – funkcjonalności Serwisu wykorzystujące mechanizmy sztucznej inteligencji, w szczególności odczyt danych ze skanów i zdjęć dokumentów kosztowych.
  15. Zgłoszenia – moduł Serwisu służący do zgłaszania awarii, błędów i trudności w działaniu Serwisu.
  16. Asystent – moduł Serwisu służący do uzyskiwania ogólnego wsparcia w korzystaniu z Serwisu (pytania „jak to zrobić”).
  17. Regulamin Zgłoszeń i Asystenta – załącznik do Regulaminu głównego określający zasady działania modułów Zgłoszenia i Asystent.
  18. KSeF – Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministra Finansów.
  19. Integracje – połączenia Serwisu z systemami zewnętrznymi uruchamiane z inicjatywy Usługobiorcy (m.in. KSeF, 360 Księgowość, sklepy WooCommerce, rejestry REGON i VIES, usługa Claude API).
  20. Usługodawca – spółka pod firmą 360BIURO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Samborowie, ul. Ostródzka 18, 14-100 Samborowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie pod numerem KRS 0001240518, NIP: 7412176226, REGON: 544703499, kapitał zakładowy 5000 zł, e-mail: info@360biuro.pl

§ 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Regulamin określa zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu, zasady korzystania z Usług oraz zasady ochrony danych osobowych Użytkowników.
  2. Użytkownicy przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu są zobowiązani zapoznać się z Regulaminem.
  3. Usługi świadczone są drogą elektroniczną na rzecz Usługobiorców, na mocy Umowy zawieranej zgodnie z Regulaminem.
  4. Usługobiorca oświadcza, że korzystanie z Usług ma charakter zawodowy i jest ściśle związane z charakterem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
  5. Serwis stanowi całość funkcjonalną. O zawartości funkcji decyduje Usługodawca, który zastrzega możliwość zmiany funkcjonalności Serwisu w każdym czasie; zmiany te nie stanowią zmiany Regulaminu, o ile nie ograniczają istotnie zakresu Usług opłaconych na bieżący Okres abonamentowy.
  6. Uprawnienia do poszczególnych modułów Serwisu mogą być nadawane Użytkownikom przez administratora Firmy. Usługobiorca odpowiada za nadawanie uprawnień i dobór osób mających dostęp do Firmy.
  7. Serwis jest narzędziem informatycznym. Ten Regulamin dotyczy wyłącznie oprogramowania. Usługodawca nie świadczy w ramach Serwisu usług księgowych, doradztwa podatkowego ani prawnego, a dane, deklaracje, pliki JPK, dekrety, raporty i inne dokumenty wygenerowane przez Serwis stanowią wynik przetworzenia danych wprowadzonych lub zatwierdzonych przez Użytkownika. Odpowiedzialność za ich poprawność, kompletność i terminowość złożenia ponosi Usługobiorca.

§ 3. RODZAJE I ZAKRES USŁUG

  1. Usługi świadczone są na rzecz Usługobiorców za pośrednictwem Serwisu.
  2. Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługi, które w ujęciu ogólnym polegają na:
    1. udostępnianiu Usługobiorcy aplikacji do prowadzenia ewidencji i ksiąg, w szczególności: planu kont i dziennika, dokumentów sprzedaży i kosztów, kontrahentów, operacji bankowych i kasowych oraz rozliczeń, ewidencji VAT i plików JPK_V7M oraz VAT-UE, raportów (m.in. CIT i rachunek zysków i strat), gospodarki magazynowej, środków trwałych, ewidencji kadrowej i list płac, bilansu otwarcia, katalogu pozycji;
    2. udostępnianiu integracji z KSeF (import faktur zakupu, wysyłka faktur sprzedaży), z systemem 360 Księgowość, ze sklepami WooCommerce oraz z rejestrami REGON i VIES;
    3. przechowywaniu w Serwisie danych i plików wprowadzonych przez Usługobiorcę na zasadach określonych w Regulaminie;
    4. aktualizacji Serwisu w sposób umożliwiający korzystanie z niego zgodnie z przeznaczeniem i z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego;
    5. archiwizacji danych (kopie bezpieczeństwa) i zabezpieczeniu ich przed utratą;
    6. zapewnieniu wsparcia w ramach modułów Zgłoszenia i Asystent;
    7. dostarczaniu narzędzi niezbędnych do korzystania z Usług zgodnie z przeznaczeniem.
  3. Poza Planem bezpłatnym Usługi świadczone są odpłatnie. Rozpoczęcie świadczenia Usług w Planie płatnym następuje po zaksięgowaniu Opłaty abonamentowej.
  4. Usługi świadczone są w Okresach abonamentowych. W razie nieprzedłużenia Okresu abonamentowego stosuje się § 8.
  5. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że w ramach Usług dostępne są Usługi AI. Zakres Usług AI może ulec zmianie w każdym czasie. Korzystanie z nich zależy od decyzji Usługobiorcy i Użytkownika (w szczególności od wprowadzenia przez Usługobiorcę własnego klucza dostępu do usługi Claude API).
  6. Wyniki generowane przez Usługi AI mogą być nieprawdziwe lub nieprawidłowe. Użytkownik jest zobowiązany do samodzielnej weryfikacji każdego wyniku przed jego zatwierdzeniem i zaksięgowaniem, w szczególności numerów dokumentów, dat, kwot, stawek VAT i danych kontrahenta. Usługi AI stanowią wyłącznie wsparcie, nie ostateczne źródło informacji.
  7. W ramach Usług Usługodawca może prezentować treści informacyjne zawierające odnośniki do serwisów zewnętrznych. Usługodawca nie odpowiada za treści tych serwisów.
  8. Usługodawca może przesyłać Użytkownikom drogą elektroniczną wiadomości dotyczące działania Usług: informacje o zmianach funkcji i Regulaminu, o upływie Okresu abonamentowego, o przekroczeniu Limitów, o awariach i przerwach, a także faktury. Wiadomości te nie mają charakteru informacji handlowej i nie można ich wyłączyć. Informacje handlowe wymagają odrębnej zgody (zob. Politykę prywatności).
  9. Usługi AI działają wyłącznie z wykorzystaniem usługi Claude API dostarczanej przez Anthropic PBC, na kluczu dostępu wprowadzonym przez Usługobiorcę w ustawieniach Firmy; bez klucza Usługi AI są niedostępne. Usługobiorca zawiera umowę z dostawcą we własnym imieniu, ponosi koszty użycia usługi na zasadach określonych przez dostawcę i odpowiada za zgodność korzystania z niej z warunkami dostawcy oraz przepisami. Usługodawca nie jest stroną tej umowy.
  10. Plany różnią się Limitami. Zakres funkcji jest we wszystkich Planach taki sam.

§ 4. WARUNKI TECHNICZNE KORZYSTANIA Z SERWISU I REJESTRACJA

  1. Dostęp do Serwisu możliwy jest z urządzenia z dostępem do Internetu i aktualną przeglądarką (Chrome, Firefox, Edge, Safari) obsługującą JavaScript oraz – w przypadku logowania kluczem dostępu – standard WebAuthn.
  2. Warunkiem rozpoczęcia pracy w Serwisie jest rejestracja Użytkownika zgodnie z instrukcjami w Serwisie.
  3. Dane wprowadzane do Serwisu powinny być zgodne z rzeczywistością. Użytkownik przed skorzystaniem z Usług powinien podjąć czynności dostosowawcze i sprawdzające, w szczególności zweryfikować obowiązujący stan prawny i wynikające z niego obowiązki, a także kompletność i zgodność danych ze stanem faktycznym oraz przepisami prawa.
  4. Użytkownik odpowiada za zabezpieczenie urządzeń i kluczy dostępu oraz za niepodawanie ich osobom trzecim. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia przez Użytkownika danych uwierzytelniających osobom trzecim.
  5. Od dnia rejestracji Usługobiorca zobowiązany jest informować Usługodawcę o zmianach danych niezbędnych do wystawiania faktur i doręczeń oraz kontaktowego adresu e-mail, pod rygorem uznania za skutecznie doręczone wiadomości wysłane na adresy niezaktualizowane.
  6. Usługobiorca zobowiązuje się w szczególności nie:
    1. modyfikować, zakłócać, blokować, nadmiernie obciążać, przerywać ani spowalniać normalnego funkcjonowania Serwisu, w tym przez zautomatyzowane zapytania wykraczające poza udostępnione integracje;
    2. przesyłać wirusów, koni trojańskich, zainfekowanych plików ani podobnych elementów;
    3. wprowadzać ani rozpowszechniać treści o charakterze bezprawnym lub godzących w dobre imię Usługodawcy lub osób trzecich;
    4. próbować uzyskać dostępu do danych innych Firm.
  7. Dostępność Serwisu w skali roku wynosi 97 %. Dostępność Serwisu nie oznacza dostępności Usług AI ani Integracji z systemami zewnętrznymi (w tym KSeF) na takim samym poziomie.
  8. Uwierzytelnianie Użytkownika odbywa się za pomocą kluczy dostępu (passkeys) przez usługę logowania applogin.ovh, stanowiącą część infrastruktury Usługodawcy. Adres e-mail Użytkownika służy do kontaktu i identyfikacji konta.

§ 5. PLAN BEZPŁATNY

  1. Z chwilą rejestracji Firma może korzystać z Usług w Planie bezpłatnym (Plankton), w granicach jego Limitów, bez Opłaty abonamentowej i bez ograniczenia czasowego.
  2. Plan bezpłatny służy zapoznaniu się z funkcjonalnością Serwisu oraz prowadzeniu małej ewidencji. Usługodawca może zmienić lub zakończyć oferowanie Planu bezpłatnego, z zachowaniem terminu 30 dni na dokonanie wyboru Planu płatnego lub wyeksportowanie danych.
  3. Zmiana Planu następuje przez złożenie nowego zamówienia zgodnie z § 7 i § 8.

§ 6. ZAWARCIE UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG

  1. Umowa w zakresie Planu bezpłatnego zostaje zawarta z chwilą założenia konta i akceptacji Regulaminu.
  2. Umowa w zakresie Planu płatnego zostaje zawarta z chwilą łącznego spełnienia warunków: (a) zarejestrowania się w Serwisie, (b) akceptacji Regulaminu wraz z załącznikami, (c) opłacenia zamówienia zgodnie z Cennikiem (zaksięgowanie płatności).
  3. Podczas rejestracji i składania zamówienia podaje się dane Usługobiorcy niezbędne do rozliczenia i wystawienia faktury: nazwę lub imię i nazwisko, adres siedziby, NIP, adres e-mail. Dane muszą być zgodne z prawdą.
  4. Rejestracji Firmy, akceptacji Regulaminu, zawarcia Umowy i składania zamówień Planów w imieniu Usługobiorcy może dokonać Użytkownik, w tym biuro rachunkowe obsługujące Usługobiorcę. Użytkownik oświadcza, że posiada do tego umocowanie (pełnomocnictwo lub upoważnienie), a skutki tych czynności wiążą Usługobiorcę. Usługodawca nie jest zobowiązany do weryfikowania umocowania.
  5. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z oświadczeniami, że: (a) Usługobiorca zapoznał się z Regulaminem i załącznikami i akceptuje je bez zastrzeżeń, (b) dobrowolnie przystąpił do Umowy, (c) dane podane przy rejestracji są zgodne z prawdą, (d) korzysta z Usług w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
  6. Zawierając Umowę, Usługobiorca wyraźnie żąda niezwłocznego udostępnienia Usług po zawarciu Umowy i opłaceniu zamówienia.
  7. Zawarcie Umowy następuje w języku polskim. Utrwalenie treści Umowy następuje przez udostępnienie Regulaminu w wersji aktualnej w dniu zawarcia Umowy.

§ 7. PLANY, LIMITY I PŁATNOŚCI

  1. „Limit rekordów” oznacza przybliżoną łączną liczbę wierszy danych Firmy w bazie danych Serwisu. „Limit plików” oznacza łączny rozmiar plików Firmy (skany, załączniki, wygenerowane dokumenty) w magazynie plików. Wykorzystanie Limitów jest mierzone okresowo metodą przybliżoną; pomiar Usługodawcy jest wiążący, o ile Usługobiorca nie wykaże błędu.
  2. Zmiany Cennika i Limitów ogłaszane są w Serwisie i nie stanowią zmiany Regulaminu. Zmiana nie dotyczy zamówionego i opłaconego Okresu abonamentowego.
  3. Za dzień płatności uznaje się dzień potwierdzenia przez operatora płatności zaksięgowania Opłaty abonamentowej. Po potwierdzeniu płatności Okres abonamentowy zostaje uruchomiony lub przedłużony, a Usługodawca wystawia fakturę i przesyła ją za pośrednictwem KSeF.
  4. Bezpłatne użytkowanie Planu może zostać przyznane Firmie indywidualnie przez Usługodawcę (np. w ramach współpracy). Limity Planu obowiązują wówczas na takich samych zasadach.
  5. Faktura w postaci papierowej może być wystawiona wyłącznie na żądanie wyrażone w formie pisemnej i może podlegać dodatkowej opłacie w wysokości 10 zł.
  6. Akceptując Regulamin, Usługobiorca wyraża zgodę na przekazanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia (w szczególności danych płatnika) operatorowi płatności.
  7. Korzystanie z API Serwisu, w całości lub części, w celu świadczenia komercyjnych usług integracyjnych na rzecz podmiotów trzecich wymaga uprzedniego zgłoszenia Usługodawcy. Usługodawca może pobierać z tego tytułu opłatę licencyjną.
  8. W przypadku przekroczenia limitów w czasie trwania opłaconego Okresu abonamentowego Usługobiorca zachowuje plan abonamentowy i nie ponosi dodatkowych kosztów.
  9. Opłaty są płatne z góry za cały Okres abonamentowy. Płatność w ramach Serwisu realizowana jest jednorazowo (bez automatycznego odnawiania) za pomocą linku płatniczego operatora płatności [Montonio Finance OÜ z siedzibą w Tallinie, Estonia]. Usługobiorca składa zamówienie w Serwisie (Ustawienia → Firma → Płatności), otrzymuje link płatniczy i dokonuje płatności zgodnie z zasadami operatora.
  10. Obowiązujące Plany, Limity i opłaty określa Cennik. Aktualny cennik znajduje się na stronie głównej www.bookkeepio.pl
  11. Opłaty abonamentowe ponosi wyłącznie Usługobiorca (właściciel Firmy). Faktury za Usługi są wystawiane na Usługobiorcę, na podstawie danych podanych dla Firmy, bez względu na to, który Użytkownik złożył zamówienie. Zapłata przez osobę trzecią, w tym biuro rachunkowe, nie zmienia nabywcy na fakturze. Biuro rachunkowe korzystające z Serwisu w imieniu Usługobiorcy nie ponosi opłat abonamentowych za Firmy swoich klientów, chyba że samo jest Usługobiorcą danej Firmy (np. w odniesieniu do własnej ewidencji).

§ 8. PRZEDŁUŻENIE OKRESU ABONAMENTOWEGO, WYGAŚNIĘCIE I PRZEKROCZENIE LIMITÓW

  1. Przed końcem Okresu abonamentowego Usługodawca może poinformować Usługobiorcę pocztą elektroniczną lub komunikatem w Serwisie o upływie okresu i o możliwości jego przedłużenia. Brak takiej informacji nie wpływa na wygaśnięcie Okresu abonamentowego.
  2. Przedłużenie Okresu abonamentowego następuje przez złożenie nowego zamówienia i opłacenie go zgodnie z § 7. Opłacenie zamówienia jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu w aktualnym brzmieniu oraz Cennika.
  3. Jeżeli Opłata została uiszczona przed upływem poprzedniego Okresu abonamentowego, kolejny Okres abonamentowy liczy się od dnia następującego po jego zakończeniu. Jeżeli została uiszczona po zakończeniu poprzedniego Okresu abonamentowego, kolejny Okres abonamentowy liczy się od dnia opłacenia.
  4. Jeżeli Okres abonamentowy nie zostanie przedłużony, a ilość danych i plików Firmy mieści się w Limitach Planu bezpłatnego, Firma przechodzi z upływem Okresu abonamentowego na Plan bezpłatny z pełnym dostępem (odczyt i zapis).
  5. Jeżeli Okres abonamentowy nie zostanie przedłużony, a ilość danych lub plików Firmy przekracza Limity Planu bezpłatnego, Plan płatny wygasa, a Firma przechodzi w tryb tylko do odczytu, w którym możliwe jest przeglądanie i eksport danych, a niemożliwe wprowadzanie nowych danych. Tryb ten trwa do 6 miesięcy od dnia wygaśnięcia Planu płatnego. W tym czasie Usługobiorca może: (a) wybrać i opłacić Plan o odpowiednich Limitach, co przywraca pełny dostęp, (b) usunąć nadmiarowe dane lub pliki, po czym Firma przechodzi na Plan bezpłatny z pełnym dostępem, (c) wyeksportować dane.
  6. Po upływie 6 miesięcy, o których mowa powyżej, dane Firmy zostają usunięte. Usługodawca może, lecz nie jest zobowiązany, poinformować Usługobiorcę o zbliżającym się usunięciu danych; brak takiej informacji nie wpływa na skutki upływu terminu.
  7. Jeżeli ilość danych lub plików Firmy przekracza Limity obowiązującego Planu w trakcie opłaconego Okresu abonamentowego, Serwis informuje o tym Użytkowników, a Usługobiorca zachowuje Plan do końca Okresu abonamentowego (zob. § 7). Przed odnowieniem należy wybrać Plan o Limitach odpowiednich do ilości danych.
  8. Jeżeli ilość danych lub plików Firmy w Planie bezpłatnym przekracza jego Limity, Serwis informuje o tym Użytkowników, a wprowadzanie nowych danych może zostać ograniczone do czasu wyboru i opłacenia Planu o odpowiednich Limitach albo usunięcia nadmiarowych danych lub plików.

§ 9. USUWANIE KONTA I EKSPORT DANYCH

  1. Usługobiorca może w każdej chwili zrezygnować z Usług i zażądać usunięcia Firmy [z poziomu Ustawień / przez Zgłoszenie].
  2. Usługobiorca ma prawo w każdym czasie wyeksportować dane Firmy dostępnymi w Serwisie funkcjami (m.in. eksport list do CSV/XLSX, pliki JPK, dokumenty PDF). Usługodawca zaleca wykonanie eksportu przed usunięciem Firmy i przed zakończeniem Okresu abonamentowego.
  3. Usunięcie Firmy jest nieodwracalne. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych wynikającą z usunięcia Firmy przez Usługobiorcę lub Użytkownika uprawnionego do tej czynności.
  4. Usunięcie Firmy nie uprawnia do zwrotu Opłaty abonamentowej za bieżący Okres abonamentowy, z zastrzeżeniem § 15 ust. 6.
  5. Kopie bezpieczeństwa zawierające dane usuniętej Firmy ulegają usunięciu w ciągu 30 dni od usunięcia Firmy.

§ 10. ZASADY ZAMIESZCZANIA TREŚCI W ZGŁOSZENIACH I ASYŚCIE

  1. Niedopuszczalne jest zamieszczanie w Serwisie (w tym w Zgłoszeniach i w Asyście) treści o charakterze bezprawnym lub sprzecznym z dobrymi obyczajami, w szczególności treści naruszających prawa autorskie lub dobra osobiste osób trzecich, wulgarnych lub obraźliwych.
  2. Użytkownik zamieszcza treści na własną odpowiedzialność. Usługodawca nie ma obowiązku ich monitorowania, ale może odmówić ich przyjęcia lub usunąć treści niezgodne z prawem lub Regulaminem.
  3. Użytkownik nie powinien przekazywać w Zgłoszeniach i w Asyście haseł, kluczy dostępu, kluczy prywatnych ani danych osobowych w zakresie szerszym niż niezbędny do rozwiązania sprawy. Dane przekazane w Zgłoszeniu mogą być użyte wyłącznie do jego obsługi.
  4. Jeżeli treść zamieszczona przez Użytkownika stanowi utwór, Usługobiorca udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na jego wykorzystanie w zakresie niezbędnym do obsługi Zgłoszenia i do wykonywania Umowy, na polach eksploatacji obejmujących utrwalanie, zwielokrotnianie i przekazywanie treści w systemie informatycznym Usługodawcy.

§ 11. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Usługodawca zobowiązany jest świadczyć Usługi z należytą starannością.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu:
    1. trwałej lub czasowej niemożliwości świadczenia Usług z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym siły wyższej;
    2. niemożliwości lub nienależytego świadczenia Usług z przyczyn leżących po stronie osób trzecich, za pomocą których Usługi są świadczone lub z którymi Serwis jest zintegrowany, w tym awarii, niedostępności lub zmian zasad działania KSeF, rejestrów REGON i VIES, usługi Claude API, operatora płatności, dostawców usług chmurowych lub poczty elektronicznej;
    3. utraconych korzyści;
    4. skutków nieprawidłowego wykorzystania Usług, w szczególności sprzecznego z Regulaminem, Umową lub naturą stosunku;
    5. skutków udostępnienia przez Usługobiorcę treści osobom trzecim;
    6. skutków wykorzystania danych uwierzytelniających przez osoby trzecie, jeżeli weszły w ich posiadanie wskutek ujawnienia lub niedostatecznego zabezpieczenia przez Usługobiorcę lub Użytkownika;
    7. przerw technicznych wynikających z rozwoju, konserwacji lub naprawy Serwisu;
    8. utraty danych spowodowanej usunięciem Firmy lub konta przez Użytkownika;
    9. błędów popełnionych przez Usługi AI oraz decyzji podjętych na podstawie ich wyników;
    10. nieprawidłowych, niekompletnych lub niezweryfikowanych danych wprowadzonych do Serwisu, dekretacji, deklaracji, plików JPK i dokumentów wygenerowanych na ich podstawie, a także skutków podatkowych i rachunkowych decyzji Usługobiorcy;
    11. treści dokumentów, w tym faktur wysłanych do KSeF z inicjatywy Użytkownika, oraz zgodności uprawnień nadanych Serwisowi w KSeF z wymaganiami przepisów.
  3. Usługodawca zastrzega możliwość przerw w dostępności Serwisu wynikających z aktualizacji, konserwacji lub usuwania nieprawidłowości. Dokłada starań, aby przerwy były możliwie najmniej uciążliwe i, o ile to możliwe, zapowiadane w Serwisie z wyprzedzeniem.
  4. Odpowiedzialność Usługodawcy względem Usługobiorcy z tytułu Umowy jest ograniczona do wysokości Opłat abonamentowych wniesionych przez Usługobiorcę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie to nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 12. DANE UŻYTKOWNIKA I ICH OCHRONA

  1. Dane wprowadzone przez Usługobiorcę do Serwisu pozostają jego własnością. Usługodawca nie nabywa do nich żadnych praw poza uprawnieniami niezbędnymi do świadczenia Usług.
  2. Dane Usługobiorcy i Użytkowników są przetwarzane przez Usługodawcę w celu prawidłowego świadczenia Usług zgodnie z Regulaminem oraz rozliczeń z Usługobiorcą.
  3. Usługodawca i osoby przez niego upoważnione nie mają wglądu w dane Usługobiorcy, poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usług, utrzymania Serwisu, obsługi Zgłoszeń (za zgodą Usługobiorcy) oraz wypełnienia obowiązków prawnych.
  4. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzanych do Serwisu przez Usługobiorcę.
  5. Usługobiorca ma prawo wglądu do danych przechowywanych w Serwisie i ich modyfikacji.
  6. Dane przekazywane do Usług AI mogą zawierać dane osobowe widoczne na skanowanych dokumentach. Użytkownik powinien przed przesłaniem skanu ocenić, czy zawiera on dane, których nie powinien przekazywać (w szczególności dane szczególnych kategorii). Usługi AI nie służą do podejmowania w sposób zautomatyzowany decyzji o osobach fizycznych.
  7. Usługodawca może wykorzystywać zagregowane, zanonimizowane dane o korzystaniu z Serwisu (np. statystyki użycia funkcji) do analiz i rozwoju Serwisu. Nie obejmuje to treści ksiąg Usługobiorców ani danych osobowych.
  8. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne ochrony danych, w tym:
    1. szyfrowanie transmisji danych (HTTPS);
    2. szyfrowanie sekretów Usługobiorców przechowywanych w Serwisie (w szczególności certyfikatów, kluczy i haseł do integracji, w tym KSeF, oraz kluczy dostępu do usług zewnętrznych) algorytmem AES-256-GCM;
    3. logowanie bez przechowywania haseł – za pomocą kluczy dostępu;
    4. wyodrębnienie danych każdej Firmy w osobnym schemacie bazy danych oraz w osobnej przestrzeni magazynu plików;
    5. udostępnianie plików za pomocą linków czasowych;
    6. kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach do modułów;
    7. kopie bezpieczeństwa danych.

§ 13. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych Usługobiorców i Użytkowników (jako osób korzystających z Serwisu) opisuje Polityka prywatności, w której Usługodawca występuje jako administrator.
  2. Dane osobowe wprowadzane do Serwisu przez Usługobiorcę, wobec których Usługobiorca jest administratorem danych (w szczególności dane kontrahentów, pracowników i zleceniobiorców), Usługodawca przetwarza jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik do Regulaminu.
  3. Lista podmiotów, którym Usługodawca podpowierza przetwarzanie danych, jest dostępna na stronie [https://www.bookkeepio.pl/podpowierzenie] i aktualizowana na bieżąco.
  4. Udostępnienie danych w celu świadczenia Usługi jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy.
  5. Usługodawca może przetwarzać dane eksploatacyjne dotyczące sposobu korzystania z Serwisu (identyfikatory, adresy IP, czas i zakres korzystania z Usług, logi) w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i rozliczeń.
  6. W razie uzyskania informacji o korzystaniu z Serwisu niezgodnie z prawem lub Regulaminem Usługodawca może przetwarzać dane osobowe Usługobiorcy w zakresie niezbędnym do ustalenia odpowiedzialności.
  7. Zasady przetwarzania danych w ramach Usług AI opisują Polityka prywatności i Umowa powierzenia.

§ 14. POSTĘPOWANIE REKLAMACYJNE

  1. Reklamacje dotyczące Usług Usługobiorca składa w formie elektronicznej: przez moduł Zgłoszenia w aplikacji (kategoria „Reklamacja”) lub – gdy dostęp do aplikacji jest niemożliwy – przez formularz kontaktowy na stronie https://www.bookkeepio.pl, albo w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Usługodawcy.
  2. Reklamację można złożyć w terminie [14] dni od dnia wystąpienia zdarzenia będącego jej przyczyną lub od dnia, w którym Usługobiorca dowiedział się o zdarzeniu.
  3. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikujące Usługobiorcę i Firmę, wskazanie Usługi, której dotyczy, opis zarzutów i okoliczności uzasadniających reklamację oraz ewentualne żądanie.
  4. Reklamacje są rozpatrywane w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. O decyzji Usługodawca informuje Usługobiorcę w module Zgłoszenia, w odpowiedzi na formularz (jeśli podano dane kontaktowe) lub pisemnie.
  5. Rozpatrując reklamację, Usługodawca stosuje postanowienia Regulaminu.

§ 15. OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY I JEJ ROZWIĄZANIE

  1. Umowa w zakresie Planu bezpłatnego zawarta jest na czas nieokreślony i może być wypowiedziana przez każdą ze stron w każdym czasie, przy czym Usługodawca zachowuje 14-dniowy termin wypowiedzenia, chyba że wypowiedzenie następuje z przyczyn, o których mowa w ust. 3.
  2. Umowa w zakresie Planu płatnego zawarta jest na czas określony równy Okresowi abonamentowemu. Przedłużenie Okresu abonamentowego skutkuje przedłużeniem Umowy bez składania odrębnych oświadczeń.
  3. Umowa ulega rozwiązaniu na skutek: (a) nieprzedłużenia Okresu abonamentowego (w odniesieniu do Planu płatnego – z przejściem na Plan bezpłatny, zgodnie z § 8), (b) śmierci Usługobiorcy, (c) ustania bytu prawnego Usługobiorcy, (d) usunięcia przez Usługobiorcę Firmy lub konta.
  4. Usługodawca jest uprawniony do rozwiązania Umowy w przypadku, gdy Usługobiorca: (a) istotnie narusza Regulamin lub Umowę, (b) korzysta z Usług niezgodnie z ich przeznaczeniem, (c) działa na szkodę Usługodawcy, innych klientów lub użytkowników Internetu, (d) dokonuje czynności niezgodnych z prawem lub zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych.
  5. Przed rozwiązaniem Umowy z przyczyn z ust. 4 Usługodawca wzywa Usługobiorcę do zaprzestania naruszeń, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni, chyba że naruszenie zagraża bezpieczeństwu Serwisu lub danych innych Firm – wtedy Usługodawca może niezwłocznie zablokować dostęp. Wezwanie i rozwiązanie mogą nastąpić w formie elektronicznej.
  6. Zwrot Opłaty abonamentowej możliwy jest wyłącznie w przypadkach przewidzianych bezwzględnie obowiązującymi przepisami oraz w razie niewykonania Usługi z winy Usługodawcy. Usługodawca może potrącić ze zwracanej kwoty koszty operacyjne obsługi zwrotu w wysokości 100 zł.

§ 16. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie za pośrednictwem Serwisu w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  2. Usługobiorca i każdy Użytkownik są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu od chwili rozpoczęcia korzystania z Usług.
  3. W razie zmiany Regulaminu jego aktualna wersja zostanie opublikowana w Serwisie, a Usługobiorcy zostaną poinformowani o nowej wersji drogą elektroniczną (komunikat w Serwisie lub wiadomość e-mail) z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni przed jej wejściem w życie. Usługobiorca, który nie akceptuje zmian, może przed wejściem ich w życie wypowiedzieć Umowę, usuwając Firmę. Dalsze korzystanie z Usług po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.
  4. Zmiany Regulaminu mogą nastąpić z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności lub Usług, zmiany warunków technicznych, zmiany warunków usług osób trzecich niezbędnych do świadczenia Usług oraz zmian organizacyjnych. Zmiana wyłącznie formy prawnej lub firmy Usługodawcy nie stanowi zmiany Umowy.
  5. Pytania, opinie i wnioski dotyczące Serwisu oraz oświadczenia kierowane do Usługodawcy Usługobiorca może składać:
    1. w aplikacji – w module Zgłoszenia (awarie, trudności, reklamacje) lub Asystent (ogólne wsparcie w korzystaniu z Serwisu);
    2. przez formularz kontaktowy na stronie https://www.bookkeepio.pl;
    3. listem poleconym na adres siedziby Usługodawcy.
  6. Do Umowy stosuje się prawo polskie. Spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Usługodawcy.
  7. Załączniki do Regulaminu stanowią jego integralną część:
    1. Regulamin Zgłoszeń i Asystenta;
    2. Regulamin integracji z KSeF i generowania deklaracji;
    3. Polityka prywatności;
    4. Polityka cookies;
    5. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych;
    6. Wykaz podmiotów przetwarzających (podpowierzenie).
  8. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2026-10-08.