Regulamin integracji z KSeF i generowania deklaracji – załącznik do Regulaminu świadczenia usług Bookkeepio

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady korzystania z funkcji Serwisu Bookkeepio dotyczących: (a) integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), (b) generowania plików JPK_V7M i VAT-UE oraz innych zestawień i deklaracji, (c) rejestru wygenerowanych deklaracji i ich statusów.
  2. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie świadczenia usług Bookkeepio.
  3. Funkcje opisane w niniejszym regulaminie mają charakter narzędzi informatycznych. Usługodawca nie jest pełnomocnikiem Usługobiorcy w sprawach podatkowych, nie podpisuje deklaracji w jego imieniu i nie składa ich do organów, chyba że z opisu danej funkcji wynika wprost inaczej.

§ 2. Integracja z KSeF

  1. Integracja z KSeF umożliwia: (a) pobieranie z KSeF faktur zakupu Usługobiorcy, (b) wystawianie i wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży w formacie FA(3) oraz faktur korygujących, (c) pobieranie potwierdzeń (UPO) i numerów KSeF.
  2. Do działania integracji Usługobiorca (przez Użytkownika działającego w jego imieniu) wprowadza w Serwisie dane uwierzytelniające do KSeF (w szczególności certyfikat, klucz prywatny i hasło do klucza, [token]). Dane te są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do połączeń z KSeF w imieniu Usługobiorcy.
  3. Usługobiorca oświadcza, że: (a) jest uprawniony do korzystania z KSeF w zakresie danych uwierzytelniających, które wprowadza, (b) osoby fizyczne, na których uprawnieniach oparto certyfikat, wyraziły zgodę na jego wykorzystanie w Serwisie, (c) nadał lub nada uprawnienia w KSeF w zakresie niezbędnym do działania integracji.
  4. Usługobiorca może w każdej chwili wyłączyć integrację, usuwając dane uwierzytelniające w Serwisie oraz unieważniając certyfikat lub uprawnienia w KSeF. Usługodawca nie odpowiada za skutki pozostawienia aktywnych uprawnień w KSeF po wyłączeniu integracji.
  5. Importowane faktury zakupu są wprowadzane do Serwisu jako szkice lub źródła dokumentów. Użytkownik odpowiada za ich weryfikację, klasyfikację i zatwierdzenie do księgowania.
  6. Wysyłka faktury do KSeF następuje na polecenie Użytkownika (lub zgodnie z ustawieniami zdefiniowanymi przez Usługobiorcę). Za treść faktury, dane nabywcy, stawki VAT, adnotacje, terminy wystawienia i zgodność z przepisami odpowiada Usługobiorca. Przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza jej poprawności merytorycznej.
  7. Faktury wysłane do KSeF nie mogą być edytowane ani usunięte w KSeF; ich korekta odbywa się przez fakturę korygującą wystawioną zgodnie z przepisami.
  8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność KSeF, zmiany interfejsu KSeF (w tym wymogów technicznych i schematów FA), opóźnienia w nadaniu numeru KSeF i skutki tych zdarzeń, w szczególności za przekroczenie terminów wystawienia faktury. W razie awarii KSeF Usługobiorca stosuje procedury awaryjne przewidziane w przepisach.
  9. Usługodawca podejmuje działania w celu dostosowania Serwisu do zmian KSeF w rozsądnym terminie, ale nie gwarantuje działania integracji bezpośrednio po wprowadzeniu zmian przez Ministerstwo Finansów.

§ 3. Generowanie JPK_V7M, VAT-UE i innych zestawień

  1. Serwis generuje pliki ewidencji i deklaracji JPK_V7M (struktura aktualna w dniu generowania, zgodnie z publikacjami Ministerstwa Finansów) oraz VAT-UE na podstawie danych z ksiąg Usługobiorcy zatwierdzonych w Serwisie. Serwis generuje także raporty pomocnicze (m.in. CIT – zaliczka, rachunek zysków i strat, raport VAT), które nie stanowią deklaracji w rozumieniu przepisów.
  2. Pliki są zapisywane w Serwisie wraz ze statusem (np. szkic, wygenerowany, wysłany). Zmiana statusu na „wysłany” jest oświadczeniem Użytkownika o złożeniu deklaracji i nie oznacza, że Serwis ją przesłał.
  3. Użytkownik jest zobowiązany: (a) zweryfikować kompletność i poprawność ksiąg przed wygenerowaniem pliku, (b) zweryfikować wygenerowany plik, w szczególności oznaczenia GTU, procedury i typy dokumentów, numery KSeF, (c) złożyć deklarację we właściwym organie w terminie, (d) w razie błędu sporządzić i złożyć korektę.
  4. Złożenie deklaracji w organie następuje poza Serwisem, [przez bramkę e-Deklaracji lub Klienta e-Deklaracji Ministerstwa Finansów / z wykorzystaniem własnego podpisu Usługobiorcy], i pozostaje w wyłącznej gestii Usługobiorcy.
  5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść i poprawność deklaracji ani za skutki ich złożenia lub niezłożenia w terminie, w szczególności za błędy wynikające z niekompletnych lub nieprawidłowo sklasyfikowanych danych, zmiany przepisów lub struktur po dacie wygenerowania pliku oraz odrzucenie pliku przez organ.
  6. Serwis stara się dostosowywać strukturę plików do aktualnych wymogów Ministerstwa Finansów w rozsądnym terminie od ich ogłoszenia.

§ 4. Integracje z rejestrami i systemami zewnętrznymi

  1. Serwis może pobierać dane z publicznych rejestrów: REGON (BIR1, Główny Urząd Statystyczny) oraz VIES (Komisja Europejska) w celu uzupełnienia lub weryfikacji danych kontrahenta. Dane z rejestrów mają charakter pomocniczy; Użytkownik odpowiada za ich weryfikację.
  2. Integracje z systemem 360 Księgowość oraz ze sklepami WooCommerce uruchamiane są na wniosek Usługobiorcy, na podstawie dostarczonych przez niego kluczy dostępu. Usługobiorca odpowiada za uprawnienia do tych systemów i za zgodność przekazywania danych z umowami i regulaminami tych systemów.
  3. Usługodawca nie odpowiada za działanie systemów zewnętrznych, za zmiany ich interfejsów ani za dane w nich przechowywane.

§ 5. Zmiany

Usługodawca może zmieniać zakres funkcji opisanych w niniejszym regulaminie w związku ze zmianami przepisów lub systemów zewnętrznych. O istotnych zmianach informuje w Serwisie.

§ 6. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin świadczenia usług Bookkeepio.
  2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 026-10-08.