Polityka prywatności – Bookkeepio
Dbamy o bezpieczeństwo danych osobowych i zgodność naszych działań z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Poniżej przedstawiamy informacje o tym, jak przetwarzamy Państwa dane w związku z korzystaniem z serwisu Bookkeepio.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest 360BIURO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Samborowie, ul. Ostródzka 18, 14-100 Samborowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001240518, NIP 7412176226, REGON 544703499 (dalej: my lub Bookkeepio), w odniesieniu do serwisów:
- https://www.bookkeepio.pl (strona produktu),
- https://app.bookkeepio.pl (aplikacja).
Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail: info@360biuro.pl, [formularz kontaktowy na stronie https://www.bookkeepio.pl (kategoria „Dane osobowe”) / w aplikacji: moduł Zgłoszenia, kategoria „Dane osobowe”] lub pisemnie na adres siedziby.
2. Rola Bookkeepio: administrator i podmiot przetwarzający
- Usługobiorca (właściciel Firmy, tenant) jest stroną Umowy i to jego dane firmowe służą do rozliczeń i faktur za abonament. Osoby korzystające z Serwisu w jego imieniu (Użytkownicy, w tym pracownicy biura rachunkowego) nie są stroną Umowy.
- Jako administrator przetwarzamy dane Użytkowników i Usługobiorców potrzebne do prowadzenia kont, rozliczeń, kontaktu i bezpieczeństwa (opisane niżej).
- Jako podmiot przetwarzający przechowujemy i przetwarzamy dane osobowe wprowadzane przez Usługobiorców do Serwisu (dane kontrahentów, pracowników, zleceniobiorców, dane na dokumentach). Administratorem tych danych jest Usługobiorca, a zasady przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeśli Państwa dane znajdują się w księgach naszego klienta, prosimy o kontakt z tym klientem w sprawie realizacji praw RODO.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta i Użytkownika: imię i nazwisko, adres e-mail (służący do kontaktu), identyfikator konta, dane kluczy dostępu (passkeys) niezbędne do logowania, role i uprawnienia, historia logowań. Dane konta pochodzą z usługi AppLogin (https://www.applogin.ovh/prywatnosc)
- Dane Usługobiorcy i do rozliczeń: nazwa firmy / imię i nazwisko, adres, NIP – pobierane z ustawień „Dane firmy” i kopiowane na zamówienie oraz fakturę za abonament, historia zamówień i płatności za Plany. Dane płatnika (np. posiadacza rachunku lub karty) podawane w trakcie płatności przetwarza operator płatności.
- Dane komunikacji: treść Zgłoszeń i pytań do Asystenta oraz załączników, dane podane w formularzu kontaktowym.
- Dane eksploatacyjne i logi: adres IP, data i czas żądania, informacje o przeglądarce i systemie, identyfikatory sesji.
- Dane z rejestrów publicznych (np. REGON/GUS, VIES) pobierane na polecenie Użytkownika w celu uzupełnienia danych kontrahenta.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie Umowy, świadczenie Usług, obsługa konta | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa lub działania przed jej zawarciem) |
| Rozliczenia, wystawianie faktur, obowiązki księgowe i podatkowe | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) |
| Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom, egzekwowanie Regulaminu, dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi, archiwizacja | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Obsługa Zgłoszeń, reklamacji i zapytań | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Statystyka i poprawa Usług (anonimowe lub zagregowane) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Informacje handlowe i marketing [jeśli prowadzone] | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) i zgoda wymagana przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną |
Dane konta przetwarzane są zgodnie z polityką prywatności AppLogin (https://www.applogin.ovh/prywatnosc).
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane: (a) podmiotom przetwarzającym, którym powierzamy dane w celu świadczenia Usług – wykaz dostępny pod adresem [https://www.bookkeepio.pl/podpowierzenie]; (b) operatorowi płatności w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia; (c) organom publicznym, gdy wymaga tego prawo; (d) doradcom prawnym i podatkowym oraz podmiotom obsługującym nas w zakresie księgowości i windykacji; (e) w ramach Integracji uruchomionych przez Użytkownika – systemom zewnętrznym (KSeF, 360 Księgowość, WooCommerce).
6. Przekazywanie danych do państw trzecich
Co do zasady przetwarzamy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy mają siedzibę lub infrastrukturę poza EOG (zob. wykaz podprzetwarzających). W takim przypadku stosujemy mechanizmy z rozdziału V RODO: decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym EU–US Data Privacy Framework) albo standardowe klauzule umowne. [Szczegóły – ____].
7. Usługi AI (odczyt skanów)
- Funkcja odczytu danych ze skanów i zdjęć dokumentów korzysta z usługi Claude API (Anthropic PBC). Użytkownik uruchamia ją świadomie, przesyłając dokument.
- Usługa działa wyłącznie na kluczu dostępu Usługobiorcy i jego koncie u dostawcy (Anthropic PBC). Zasady przetwarzania danych przez dostawcę określają jego warunki i polityka prywatności, a umowę z dostawcą Usługobiorca zawiera we własnym imieniu. Bookkeepio nie jest stroną tej umowy i jedynie przekazuje dane na polecenie Użytkownika.
- Przesłany dokument może zawierać dane osobowe (np. dane sprzedawcy będącego osobą fizyczną). Prosimy o niewysyłanie dokumentów zawierających dane szczególnych kategorii.
- Wynik odczytu jest propozycją; wymaga weryfikacji przez Użytkownika. Nie podejmujemy na jego podstawie zautomatyzowanych decyzji wobec osób fizycznych.
8. Okres przechowywania
- Dane konta i dane związane z Umową – przez okres obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż do upływu właściwych terminów przedawnienia, z uwzględnieniem ich zawieszenia, przerwania oraz przepisów szczególnych. Co do zasady terminy przedawnienia wynoszą 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz 6 lat dla pozostałych roszczeń.
- Dokumenty księgowe i faktury wystawiane przez Usługodawcę – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości, co do zasady przez 5 lat, liczonych zgodnie z właściwymi przepisami, z uwzględnieniem przypadków wymagających dłuższego przechowywania.
- Dane powierzone przez Usługobiorców w Serwisie – przez okres świadczenia Usług, zgodnie z Umową i umową powierzenia przetwarzania danych osobowych. Po wygaśnięciu Planu płatnego dane przekraczające limity Planu bezpłatnego mogą pozostawać dostępne wyłącznie do odczytu i eksportu przez okres do 6 miesięcy, po którym zostają usunięte, chyba że wcześniej nastąpi ich usunięcie zgodnie z dyspozycją Usługobiorcy. Po usunięciu Firmy dane są usuwane z aktywnych systemów, a ich kopie bezpieczeństwa – w terminie do 30 dni, zgodnie z cyklem retencji kopii zapasowych, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.
- Treść Zgłoszeń i załączników – przez 2 lata od zamknięcia Zgłoszenia, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika z przepisów prawa.
- Logi techniczne serwera – przez 30 dni, chyba że ich dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, ochrony przed nadużyciami lub dochodzenia roszczeń. Dzienniki audytowe operacji wykonywanych w Serwisie mogą podlegać odrębnym okresom przechowywania określonym w dokumentacji Usługi.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Informacje niezbędne do wykazania zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania mogą być przechowywane przez okres uzasadniony obowiązkiem rozliczalności lub ochroną przed roszczeniami.
Po upływie właściwych okresów przechowywania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem). Mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Wnioski można składać zgodnie z danymi w punkcie 1. Jeśli dane znajdują się w księgach Usługobiorcy, wniosek należy skierować do Usługobiorcy; pomożemy mu go zrealizować.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do założenia konta, zawarcia i wykonywania Umowy oraz rozliczeń.
11. Profilowanie
Nie profilujemy danych osobowych i nie podejmujemy wobec Państwa decyzji w sposób zautomatyzowany.
12. Cookies i podobne technologie
Informacje o plikach cookies zawiera Polityka cookies.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy m.in.: szyfrowanie transmisji (HTTPS), logowanie kluczami dostępu bez przechowywania haseł, szyfrowanie sekretów integracji algorytmem AES-256-GCM, separację danych poszczególnych Firm, kontrolę dostępu opartą na rolach, udostępnianie plików przez linki czasowe, kopie bezpieczeństwa z 30 dni, procedury reagowania na naruszenia. Opis środków dla danych powierzonych zawiera Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia.
14. Logi serwera
Każde zapytanie do serwera jest zapisywane w logach (adres IP, data i czas, informacje o przeglądarce i systemie). Logi służą administrowaniu Serwisem, bezpieczeństwu i diagnostyce; nie są wykorzystywane do identyfikacji Użytkowników w innych celach, a dostęp do nich mają tylko osoby upoważnione.
15. Zmiany Polityki
Politykę możemy zmieniać w związku z rozwojem Serwisu, technologii lub zmianami prawa. Aktualna wersja jest dostępna na stronie https://www.bookkeepio.pl i w Serwisie. O istotnych zmianach informujemy w Serwisie.
Obowiązuje od: 2026-10-08.